Jak zautomatyzować zamówienia z maila do ERP w tydzień (wyszło w dziewięć)

Hurtownia elektrotechniczna pod Wrocławiem, 12 osób, trzech handlowców, Comarch Optima. Zamówienia przychodzą mailem na zamowienia@: czasem z PDF-em, czasem jako zdjęcie kartki, czasem jako „poproszę to co ostatnio”. Zmierzyliśmy stoperem: 26 minut na jedno zamówienie, od otwarcia maila do wysłania potwierdzenia. Dziesięć zamówień dziennie, 21 dni roboczych, wychodzi ponad 90 godzin miesięcznie. Właściciel szacował „ze dwie godziny dziennie”. Zwykle wychodzi dwa razy więcej, niż ludzie myślą, bo nikt nie liczy przełączania okien i dopytywania klienta.

Co dokładnie robi automat

1. Skrzynka zamowienia@ jest podpięta do n8n na serwerze klienta. Nowy mail uruchamia proces w pół sekundy.
2. AI czyta treść i załącznik. Wyciąga klienta, pozycje, ilości, termin i uwagi. Z „3 szt. tego co ostatnio” radzi sobie tak: zagląda do historii zamówień tego klienta w Optimie, proponuje pozycję z ostatniego dokumentu i oznacza ją jako „do potwierdzenia”.
3. Sprawdza NIP w bazie VAT, adres dostawy, czy pozycje istnieją w cenniku i czy to nie duplikat z ostatnich 48 godzin.
4. Tworzy ZK (zamówienie od klienta) w Optimie przez API, z rabatem z karty kontrahenta.
5. Odsyła klientowi potwierdzenie z numerem i terminem, a handlowcowi krótkie info na Teams. Jeśli coś było do potwierdzenia, handlowiec dostaje link do dokumentu i jedno pytanie.

Tip: Pierwsza wersja ma obsłużyć typowe zamówienia, u tego klienta 70 %. Dziwne formaty i nowych klientów niech dalej obsługuje człowiek, ale z gotowym szkicem od AI zamiast pustego formularza.

Jak wyglądało te dziewięć dni

Plan był na tydzień. Oś czasu poniżej pokazuje, co z niego zostało.

Dzień pierwszy to przegląd 30 ostatnich zamówień z handlowcami. Spisaliśmy siedem typów wyjątków. Dzień drugi: dostęp do skrzynki (osobne konto techniczne), dostęp do API Optimy i pierwszy przepływ na bazie testowej. Do tego momentu wszystko szło zgodnie z planem.

Dzień trzeci: skany

Pierwsze prawdziwe maile. Pięć z trzydziestu przyszło jako PDF z systemu klienta, to AI czytało bez problemu. Trzy przyszły jako zdjęcie kartki ze stołu w magazynie, z cieniem i długopisem. Z tych AI wyciągało około 60 % pozycji. Dołożyliśmy OCR przed modelem i dokładność skoczyła powyżej 90 %, ale dzień poszedł na to zamiast na porównania. Zdjęcia kartek nadal oznaczamy jako „do sprawdzenia”, bo 90 % przy zamówieniu na 40 pozycji to cztery błędy.

Dzień czwarty: rabaty w głowie

Porównaliśmy dokumenty od automatu z tymi, które wcześniej wpisał człowiek. W 11 na 30 ceny się nie zgadzały. Automat brał ceny z cennika w Optimie, a handlowiec wiedział, że „Kowalski ma 7 %, bo się umówiliśmy w marcu”. Tego nie było w żadnym systemie. Przez dwa dni właściciel z handlowcami przenosili te ustalenia do kart kontrahentów. Automat nie miał tu nic do roboty; po prostu nie dało się iść dalej, dopóki cennik nie był w jednym miejscu. Z perspektywy czasu to była najbardziej pożyteczna część wdrożenia, bo przy okazji wyszło, że dwóch klientów ma rabat, o którym nikt już nie pamięta dlaczego.

Dzień szósty: duplikat

Pierwszy tydzień na żywo, z ręcznym zatwierdzaniem każdego dokumentu. Klient wysłał tego samego maila dwa razy (raz z telefonu, raz z komputera, bo „nie wiedział, czy poszło”). Automat grzecznie utworzył dwa ZK. Ania z biura wyłapała to przy zatwierdzaniu, ale od tego dnia automat porównuje nowe zamówienie z dokumentami z ostatnich 48 godzin (ten sam klient, te same pozycje, ta sama ilość) i wstrzymuje drugie z pytaniem.

Sobota, 3:14

Token do API Optimy wygasł. Kolejka maili stanęła na pięć godzin i nikt tego nie zauważył, bo była sobota. W poniedziałek rano pięć zamówień czekało w kolejce. Nic strasznego, ale od tej pory token odnawia się sam, a jeśli przez 15 minut nic nie przechodzi, właściciel dostaje wiadomość na WhatsApp. Ten alarm uruchomił się od tamtej pory raz, kiedy dostawca internetu robił prace na linii.

Czego potrzebowałem od klienta

• dostęp do skrzynki przez osobne konto techniczne, bez hasła właściciela,
• dostęp do API Optimy i do bazy testowej,
• 30 ostatnich maili z zamówieniami, w tym te paskudne,
• jedną osobę, która przez pierwszy tydzień zatwierdza każdy dokument. Tu była to Ania, która zna klientów po nazwisku i wie, że „Kowalski” to trzy różne firmy.

Efekt: Po miesiącu 86 % zamówień przechodzi bez dotykania. Handlowcy odzyskali około 20 godzin tygodniowo i, jak mówi właściciel, „zaczęli dzwonić do ludzi”. Błędy w ilościach: zero przez cztery tygodnie, wcześniej trzy do czterech tygodniowo. Pozostałe 14 % to nowi klienci i zdjęcia kartek, które i tak dostają gotowy szkic.

Ile to kosztuje

Prosty wariant (mail, AI, ERP, potwierdzenie) to pakiet Start: kilka dni pracy. Jeśli dochodzi sprawdzanie stanów, rezerwacja towaru i faktura, to pakiet Firma. Przy wycenie dostajesz obok drugą liczbę: ile godzin oddajesz zespołowi. U tej hurtowni wdrożenie zwróciło się w pierwszym miesiącu, licząc tylko czas, bez błędów i bez tego, że handlowcy zaczęli sprzedawać.