E-mail checker: jak AI posprzątało skrzynkę z 300 maili dziennie

Serwis urządzeń chłodniczych z Dolnego Śląska, 18 osób, sześć ekip w terenie. Skrzynka biuro@ dostaje około 300 maili dziennie: zamówienia na części, pytania o terminy, faktury od dostawców, reklamacje, newslettery, spam. Przeglądała to Kasia, rano i po południu, i samo „co to jest i komu to dać” zajmowało jej dwie godziny dziennie. Faktury od dostawców ginęły średnio dwa razy w miesiącu, zwykle te wklejone jako obrazek w treści maila.

Co robi automat z każdym mailem

Rozpoznaje typ: zamówienie, pytanie, faktura, reklamacja, zapytanie ofertowe, spam albo inne. Ocenia pilność; słowa typu „dzisiaj”, „awaria”, „wstrzymuję płatność” podnoszą priorytet, ale liczy się też, kto pisze i o czym był poprzedni mail w wątku. Z treści robi zadanie: z „czy mogę przesunąć przegląd na czwartek?” powstaje „Oddzwonić do Kowal: przegląd na czwartek”, przypisane do dyspozytora. Na końcu kieruje mail dalej. Zamówienia idą do ERP (osobny automat), faktury do folderu księgowej i do OCR, typowe pytania dostają szkic odpowiedzi, spam znika, a pilne sprawy wpadają właścicielowi na WhatsApp w ciągu minuty.

Dzień po wdrożeniu

Rano w skrzynce jest porządek. Kasia klika „wyślij” przy gotowych szkicach albo poprawia dwa słowa, przegląda to, co trafiło do „inne”, i po kwadransie ma pustą skrzynkę. Reszta dnia idzie na rzeczy, które wcześniej leżały: zamawianie części, umawianie przeglądów, telefon do klienta po serwisie z pytaniem, czy wszystko gra.

Uwaga: AI nie wysyła niczego samo do klientów. W tej firmie każda odpowiedź przechodzi przez człowieka. Po miesiącu właściciel poluzował to dla pytań o godziny otwarcia i status zlecenia, bo szkice były poprawne 100 razy z rzędu. To jego decyzja; ja bym jeszcze poczekał.

Co nie zadziałało za pierwszym razem

„Inne” miało 20 %

Przez pierwszy tydzień co piąty mail lądował w „inne”, bo opisy kategorii napisałem z głowy: „faktura to dokument finansowy od dostawcy”. Model nie wiedział, że w tej firmie „rozliczenie za wrzesień” od firmy transportowej to też faktura, a „proforma” od hurtowni to zamówienie do zapłaty, czyli coś innego niż faktura kosztowa. Dopisaliśmy do instrukcji 40 prawdziwych maili z tej skrzynki, z komentarzem Kasi przy każdym. „Inne” spadło do 4 %. Żadnej zmiany modelu, żadnego douczania, tylko lepsze przykłady.

Faktury jako obrazek

Część dostawców wkleja fakturę do treści maila jako obrazek, bez załącznika. Automat widział pusty mail z jednym obrazkiem i wrzucał go do „inne”. Dołożyliśmy OCR dla obrazków w treści. Od tej pory nie zginęła żadna faktura, co księgowa sprawdza co miesiąc, bo na początku mi nie wierzyła.

Wątki

Odpowiedź w starym wątku (klient pisze „ok, to czwartek” pod mailem sprzed tygodnia) była traktowana jak nowy temat bez kontekstu. Teraz automat czyta cały wątek, a nie tylko ostatnią wiadomość. Trochę to kosztuje, bo do modelu idzie więcej tekstu, ale błędy w wątkach spadły do zera.

Pilne, które nie było pilne

Jeden z klientów pisze „PILNE!!!” w temacie każdego maila, także tego o fakturę za zeszły miesiąc. Przez dwa dni właściciel dostawał od niego alerty. Dodaliśmy regułę: pilność ocenia treść, a dla tego jednego klienta próg jest wyżej. Ręczne i mało eleganckie, ale działa.

Narzędzia

n8n na serwerze klienta, model językowy przez API (bez wysyłania załączników poza to, co trzeba przeczytać), skrzynka na Microsoft 365, WhatsApp Business do powiadomień. Dla pracowników nie ma żadnej nowej aplikacji; wszystko dzieje się w Outlooku, który i tak mają otwarty.

Efekt: Z dwóch godzin do 15 minut dziennie na skrzynce. Pilne sprawy wychwycone w 100 % przez cztery tygodnie kontroli (Kasia sprawdzała ręcznie). Zero zgubionych faktur. Kasia nie została zwolniona, o co kilka osób pytało pod moim postem na LinkedIn; robi teraz zamówienia części, które wcześniej właściciel klepał wieczorami.